Lors de la préparation d’une expédition de marchandises, la mise en place de toute la documentation représente une partie importante du travail à accomplir. Les éléments concernent à la fois le conducteur, le véhicule et la marchandise. Ces pièces sont obligatoires et la moindre omission peut entraîner des conséquences très lourdes pour l’entreprise sur le plan financier et en termes de responsabilité. Voici la liste des principaux documents de transport routier de marchandises.
Les documents du conducteur de poids lourds
Pour que le conducteur soit en règle, il doit être à même de présenter un certain nombre de documents en cas de contrôle routier poids lourds. Avant de confier la responsabilité de la marchandise au chauffeur, il est nécessaire de s’assurer qu’il a bien en sa possession toutes ces pièces :
- la carte conducteur ;
- le permis de conduire en cours de validité, qui correspond à la catégorie du véhicule conduit, et avec visite médicale valide ;
- l’attestation de formation (FIMO ou FCOS) ou le certificat de formation obligatoire pour le transport des matières dangereuses si concerné ;
- l’agrément de transport de marchandises dangereuses le cas échéant ;
- un justificatif de la relation employeur/conducteur.
Les documents qui concernent le véhicule
Côté véhicule aussi, sa mise en circulation et la bonne expédition de vos palettes, est conditionnée par la disponibilité des documents de transport routier de marchandises :
- la carte grise et les papiers d’assurance ;
- les références au contrôle technique en cours de validité ;
- la taxe à l’essieu, uniquement pour les véhicules attelés (remorques, semi-remorques) ;
- le certificat d’agrément pour les citernes et les unités de transport des matières dangereuses ;
- le certificat de jaugeage pour les citernes.
Les documents relatifs à la marchandise
Enfin, les marchandises transportées doivent elles aussi être accompagnées de documents spécifiques. Ces documents de transport routier de marchandises sont rendus obligatoires par le Code des transports & l’arrêté du 9 novembre 1999. Parmi les plus importants se trouvent :
- la déclaration de chargement ;
- la lettre de voiture ;
- le protocole de sécurité pour les opérations de chargement et de déchargement ;
- les consignes de sécurité ;
- le bon de livraison.
La lettre de voiture contractualise la relation entre l’expéditeur, le commissionnaire de transport, le transporteur et le destinataire. Elle définit les règles encadrant la prestation et les conditions dans lesquelles elle doit se dérouler. Elle fixe aussi la responsabilité de chacun, notamment en cas de litige. Il existe différents types de lettres de voiture : la lettre de voiture nationale : pour le transport 100 % national / la lettre de voiture internationale ou CMR : pour le transport international.
Cas des documents pour le transport des marchandises dangereuses
Le transport des marchandises dangereuses est très réglementé et certains documents spécifiques sont donc obligatoires :
- un certificat d’agrément de véhicule ;
- une lettre de voiture comprenant les mentions spécifiques ;
- une fiche de sécurité ;
- un certificat de formation du conducteur ;
Comment simplifier les documents du transport routier de marchandises ?
Les plateformes digitales du transport routier de marchandises sont une solution pour simplifier ces démarches, parfois complexes et fastidieuses.
Grâce à elles, vous pouvez obtenir des devis en ligne, gratuits et instantanés. En quelques clics, 7j/7, vous estimez vos frais d’expédition. Et savez-vous que chez Hapia, 99 % des réponses de vos demandes de transport sont traitées en moins de 12 minutes ! De quoi, gagner en souplesse et en flexibilité dans votre gestion.
Grâce aux plateformes 2.0, les différents acteurs du transport profitent de la digitalisation.
La dématérialisation des documents du transport routier de marchandises est devenue incontournable. Une vraie simplification dans votre organisation et dans la gestion de vos pièces administratives et commerciales !
Enfin, en tant que commissionnaire de transport, Hapia occupe un rôle plus global. Nous sommes soucieux d’optimiser l’efficacité et les coûts de votre chaîne logistique. Expert, nous vous accompagnons dans l’expédition de vos palettes de A à Z, y compris dans les démarches administratives. Vous pouvez ainsi nous déléguer la mise au point des documents réglementaires obligatoires et rester concentré sur votre activité ! Nous prenons en charge l’intégralité de vos transports : depuis la gestion de vos expéditions jusqu’à la facturation.
Powered by Froala Editor
